Um dos principais desafios dentro do ambiente corporativo é implementar mecanismos eficientes de gestão de processos e realizar atividades de forma segura e ágil. Para isso, é preciso ter o fluxo de trabalho da empresa mapeado, além de ter bem claro o entendimento do papel de cada membro da equipe dentro dos processos. Só assim é possível definir qual o melhor caminho a seguir em busca do crescimento da empresa.

Pois bem, definições estabelecidas, colocam-se novas questões: como acompanhar tudo isso de forma dinâmica e eficiente? Hoje, existem diversas ferramentas digitais de workflow (ou fluxo de trabalho, traduzido para o português) que atendem perfeitamente a este paradigma da gestão de processos. O conceito principal da ferramenta é definir e gerenciar todas as etapas dos processos corporativos.

Neste post, vamos abordar alguns pontos relevantes da gestão por meio da ferramenta de workflow digital. Vamos lá?

1. Padronização de processos

O objetivo central de qualquer tipo de processo de automação é o aumento da produtividade, certo? Com adoção do workflow no ambiente corporativo não é diferente. A padronização dos processos traz, como maior benefício, o aumento imediato da produtividade. Além disso, diminui significativamente o volume de erros e retrabalhos no ambiente de produção.

Outro grande problema encarado no ambiente corporativo é a substituição de um colaborador e a ambientação de um novo funcionário. É fato que o novo membro da equipe não terá condições de chegar e entender todos os processos da empresa e sair produzindo de imediato.

Atualmente, a empresa acaba tendo que gastar muito tempo e recursos com capacitação até deixar o novo colaborador produtivo. A ferramenta de workflow também ajuda a reduzir esta curva de aprendizagem. Com ela, os processos passam a ser claros e de absorção mais simples pelos colaboradores.

2. Ciclos de trabalho mais ágeis

Toda tarefa demanda um tempo para ser realizada e isso não muda mesmo com uma gestão de fluxo de trabalho eficiente e automatizada.

Então, qual a vantagem de adotarmos uma ferramenta de automação de processos? Neste caso, o foco passa a ser na otimização das atividades secundárias, que fazem com que as engrenagens da cadeia produtiva da empresa funcionem bem.

Coordenadores precisam ficar atentos aos SLA’s, com a distribuição e redirecionamento das tarefas e com a elaboração de indicadores e relatórios para os gestores.

O ponto positivo, neste caso, é que todas estas tarefas secundárias passam a ser automatizadas pela ferramenta de workflow! Assim, o coordenador passa a ter um papel de facilitador e de representar uma referência técnica dentro do time.

3. Controle e transparência total

Com o controle de cobrança e de distribuição a cargo da ferramenta, passamos a ter uma maior transparência nos processos, com informações mais precisas. Os sistemas de workflow digitais costumam ter um dashboard muito eficiente e com informações em tempo real.

Tendo informações importantes à disposição em qualquer momento, é possível realizar auditorias de forma mais rápida. Assim, toda tomada de decisão por parte do gestor passa a ter um tempo hábil privilegiado!

Informação em tempo real é sinônimo de agilidade, precisão e melhores condições de mudar os resultados indesejados ― antes que eles se tornem um problema!

Gostou deste post sobre ferramentas de workflow? Entre em contato conosco! Podemos explicar melhor como implantar a ferramenta na sua empresa e obter melhores resultados.