A nota fiscal eletrônica (NF-e) chegou para ficar. No início, surgiu como uma imposição dos governos, que enxergaram nela uma forma mais eficiente de fiscalização dos tributos, mas pouco a pouco ganhou também a simpatia dos empresários. Não à toa. A NF-e é muito prática, fácil de ser implementada e traz vários benefícios para a empresa.

Entre eles, podemos destacar a redução da emissão de papel, a facilidade no armazenamento digital e o controle dos gastos. O que pouca gente percebe é que além dos benefícios em se emitir uma NF-e, o empresário pode obter ganhos importantes se fizer também um monitoramento adequado dessas notas fiscais ao longo do tempo.

Neste texto, vamos explicar melhor como isso funciona e mostrar como o monitoramento pode impactar positivamente na sua empresa. Acompanhe!

Como ter um bom sistema de gestão de monitoramento

Antes de entrarmos nos benefícios de monitorar a NF-e, vamos falar brevemente sobre como ter um ambiente ideal para gestão e monitoramento. Para emitir e armazenar as notas fiscais eletrônicas da maneira correta, você precisará seguir alguns poucos passos:

  • cadastre-se na Secretaria da Fazenda: a secretaria é o órgão estadual responsável pela fiscalização. Você precisa estar cadastrado no sistema da secretaria para emitir as notas de maneira regular;

  • tenha um sistema virtual de armazenamento: é preciso ter um sistema de registro virtual, voltado para armazenar documentos e registros;

  • obtenha o certificado digital: esse certificado é como uma assinatura registrada em cartório. A empresa precisa obter essa validação antes de emitir qualquer documento virtual.

Quais os benefícios do monitoramento da nota fiscal eletrônica

Um monitoramento bem-feito das notas fiscais eletrônicas é muito positivo para a empresa. Destacamos abaixo alguns desses benefícios.

Controle do processo comercial

Graças à tecnologia por trás da nota fiscal eletrônica, o empresário é capaz de conhecer todo o processo da operação comercial. Isso porque o andamento das operações fica registrado nas secretarias da fazenda por meio dos sistemas autorizadores.

No sistema, o empresário acompanha cada etapa da operação comercial, incluindo a venda e a entrega ao destinatário.

Recuperação das informações

As empresas elaboram o relatório financeiro com base nos registros da hora da venda. Se a empresa aderir ao sistema de nota fiscal eletrônica, terá tudo isso armazenado de forma virtual e poderá acessar a informação rapidamente.

Além disso, o acompanhamento das notas fiscais permite manter um controle maior sobre a sua empresa e detectar se todos os tributos e impostos estão sendo pagos corretamente.

Se for detectado qualquer problema, você pode corrigi-lo antes de ser detectado por algum órgão de receita governamental.

Automatização das consultas

A chegada das notas fiscais eletrônicas permitiu automatizar os serviços de consultas de disponibilidades. Em vez de fazer as consultas manualmente nos sistemas das secretarias da fazenda, as empresas podem lançar mão de softwares.

Automaticamente, esses robôs checam o sistema da receita e avisam para você se a operação comercial já está disponível.

Na prática, significa mais agilidade e menos gasto com pessoal. Afinal, o sistema de NF-e e deixou a burocracia mais fácil de superar e agilizou os processos financeiro e comercial.

Agora você já conhece bem quais são os benefícios de monitorar uma nota fiscal eletrônica. Quer saber como aprimorar ainda mais o monitoramento em sua empresa? Entre em contato conosco e poderemos ajudá-lo nesse processo!